Regolamento per la concessione in uso della Sala Conferenze della Camera di Commercio di Ferrara

PREMESSA
La Camera di Commercio di Ferrara, compatibilmente con le proprie esigenze, mette a disposizione la Sala Conferenze, ubicata al 2° piano dell’immobile di L.go Castello, 10, (capienza di 98 posti ), per lo svolgimento e l’accoglienza di iniziative di natura convegnistica (convegni, conferenze stampa, seminari, riunioni) per manifestazioni di carattere economico, tecnico, scientifico, sociale, culturale e politico.
La Camera di Commercio si riserva la facoltà di non concedere la struttura qualora ritenga che dalle finalità della manifestazione derivi un conflitto di interesse o un possibile pregiudizio o danno alla sua immagine o alle proprie iniziative.
Le tariffe per l’uso della Sala, del servizio di sorveglianza e dei servizi accessori a pagamento, sono fissate dalla Giunta camerale con propria deliberazione.
La Sala è concessa a tariffa agevolata alle Associazioni Economiche di Categoria, Ordini Professionali e Organizzazioni Sindacali per manifestazioni riguardanti argomenti volti allo sviluppo dell’economia locale (vedi art. 2).
Il Presidente, a suo insindacabile giudizio, può concedere la sala in uso gratuito ogniqualvolta la Camera di Commercio sia direttamente interessata all’iniziativa e/o ne ravvisi l’opportunità. In tal caso dovrà esserne data notizia nel materiale divulgativo della manifestazione inserendo il logo della Camera.
La Camera è, comunque, esonerata da qualsiasi responsabilità in caso di impedimento dello svolgimento della manifestazione dovuto a cause di forza maggiore quali sciopero del personale , black-out elettrico o guasti tecnici alle apparecchiature , eventi naturali straordinari.
E’ fatto assoluto divieto di svolgere all’interno della sala attività commerciale di qualsiasi natura.

Art. 1 - Richieste per uso sala
Le richieste di uso della sala , redatte su apposito modulo e sottoscritte anche per accettazione del presente regolamento, devono essere presentate alla Camera di Commercio con un congruo anticipo rispetto alla data della manifestazione .
Nell’accoglimento delle richieste, verrà tenuto conto dell’ordine temporale delle prenotazioni.
Gli spazi concessi devono essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento della riunione di cui si fa richiesta, e della quale devono essere specificati l’oggetto e le finalità.

Art. 2 - Tariffe
Le tariffe di cui alla tabella A) del tariffario sono comprensive del noleggio della sala e dell’impianto di amplificazione, della lavagna a fogli mobili , della lavagna luminosa, dei costi di riscaldamento, illuminazione, aria condizionata, pulizie e vigilanza antincendio.
Il costo della sorveglianza viene conteggiato a parte sulla base di una tariffa oraria riportata nella tabella B) del tariffario. Il costo dei servizi aggiuntivi a pagamento è riportato nella tabella C) del tariffario.
Alle Associazioni Economiche di Categoria, Ordini Professionali e Organizzazioni Sindacali viene praticata una riduzione del 5O% sulle tariffe della tabella A)  e sono esonerate dal versamento anticipato della caparra confirmatoria.

Art. 3  – Autorizzazione all’uso e caparra confirmatoria
La concessione verrà comunicata di norma tramite conferma scritta da parte della Camera di Commercio.
Il  Richiedente  all’atto   del rilascio dell’autorizzazione all’uso della sala, entro 7 giorni e comunque 7 giorni prima dello svolgimento della manifestazione – salvo cause di forza maggiore -   deve versare  una   caparra confirmatoria di € 50,00 (cinquanta/00) , mentre il saldo delle competenze deve essere corrisposto  entro 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura.
Il mancato versamento della caparra nei termini stabiliti comporterà la decadenza della autorizzazione all’uso della sala , salvo giustificate cause di forza maggiore, da comunicare a mezzo lettera raccomandata entro e non oltre 7 giorni dalla data di svolgimento,   che la Camera valuterà a suo insindacabile giudizio.
In caso di giustificato  impedimento al normale svolgimento della manifestazione , sarà rimborsata la  caparra confirmatoria e non sarà richiesto alcun pagamento per l’uso della sala, escludendo ogni ulteriore risarcimento.

Art. 4 -  Uso della sala
La sala  viene  presidiata dal servizio di sorveglianza , incaricato dalla Camera di Commercio, con compiti di controllo sul corretto svolgimento della manifestazione e sul rispetto delle presenze in sala , che non possono superare le 98 unità,  per motivi di sicurezza.
Il personale addetto alla sorveglianza   è autorizzato a far rispettare tale limite e potrà accedere liberamente alle riunioni per lo svolgimento dell’attività cui è preposto.

Non è consentito:
1.    l’affissione di cartelli, striscioni o fondali sui muri o sui rivestimenti della sala o dell’ingresso,  salvo che non siano predisposte apposite basi di appoggio;
2.    ingombrare  in qualsiasi maniera le uscite di sicurezza;
3.    spostare  le attrezzature antincendio;
4.    spostare e/o occultare la segnaletica indicante le vie di esodo;
5.    fumare;
6.    apportare alcuna modifica all’attuale disposizione degli arredi esistenti.

Il richiedente si impegna a prendere contatti con l’Ufficio Provveditorato  camerale per eventuali esigenze organizzative.
L’introduzione nella sala di macchinari, strumenti, addobbi , ecc. deve essere specificatamente autorizzata.
Al termine del periodo di utilizzo, il Richiedente dovrà riconsegnare la sala, i locali annessi e le attrezzature, perfettamente funzionanti e  nello stato d’uso in cui  li ha ricevuti. Qualora fosse stato arrecato qualche danno, dovrà darne tempestiva segnalazione all’Ufficio Provveditorato.

Art. 5 – Annullamento della manifestazione
L’annullamento della manifestazione  deve essere comunicato in forma scritta  almeno 5 giorni prima della data di svolgimento prevista e darà diritto alla restituzione della caparra.  Diversamente la Camera di
Commercio tratterrà la caparra confirmatoria a titolo di risarcimento
forfetario dei costi sostenuti.

Art. 6 -  Autorizzazioni previste dalla normativa vigente
Il richiedente  deve provvedere  direttamente a tutti gli  adempimenti  previsti dalle vigenti norme in  materia di pubblica sicurezza, con esonero della Camera di Commercio da ogni responsabilità conseguente.

Art. 7 – Obblighi del richiedente
Il richiedente deve rispondere di eventuali danni arrecati alla proprietà camerale,  a cose o persone, ammanchi e manomissioni verificatisi nel periodo di utilizzo della Sala  e dovrà tenere indenne la Camera da eventuali pretese di terzi al riguardo.
Il personale addetto alla sorveglianza, ove constati dei danni a fine manifestazione, informerà immediatamente l’ufficio  Provveditorato , che provvederà alla contestazione. Il richiedente dovrà integralmente  rimborsare alla Camera di Commercio  la spesa da essa  sostenuta per le riparazioni e/o ripristini.
La Camera declina , altresì, ogni responsabilità in merito alla custodia di beni mobili di proprietà di terzi nei locali camerali in conseguenza dell’autorizzazione e ai danni arrecati agli stessi da terzi. Il   Richiedente deve tenere indenne l’Ente camerale da pretese di terzi .
Il materiale lasciato presso la Sala dovrà essere ritirato entro le 24 ore lavorative  successive alla manifestazione. Dopo tale periodo la Camera provvederà ad eliminarlo, addebitandone i costi.

Art. 8  Controversie
Le eventuali controversie   circa l'interpretazione  e l'applicazione del presente regolamento che non si possano definire in via  amichevole ,  verranno deferite ad un arbitro unico, da nominarsi in conformità  al Regolamento della Camera Arbitrale,  istituita presso   la  Camera    di   Commercio  di  Ferrara,    che le parti espressamente dichiarano di conoscere ed  accettare integralmente, con particolare, ma non esclusivo, riferimento alle modalità di designazione degli arbitro.